TOUT SAVOIR SUR LE VOTE PAR CORRESPONDANCE

Pourquoi ?

Face au constat selon lequel de nombreux copropriétaires se désintéressent de la vie de leur copropriété, les pouvoirs publics, sur préconisation du GRECCO - Groupe de Recherche sur la Copropriété - et du CNTGI - Conseil National de la Transaction et de la Gestion Immobilière - ont créé le Vote Par Correspondance (le VPC).

Afin de pallier l’absentéisme en assemblée générale, le législateur a souhaité donner une possibilité supplémentaire aux copropriétaires de s’exprimer.

Deux autres mesures ont été prises ayant ce même objectif, que sont la visio ou l’audio conférence d’une part, et la révision des majorités nécessaires à la prise de décision d’autre part.

Opportunité

Le moins que l’on puisse dire est que le VPC est venu à point nommé ! Effectivement, alors que la COVID était encore inconnue puisqu’inexistante, la seule finalité de ce moyen de s’exprimer était celle qui vient d’être décrite.

Mais la crise sanitaire qui nous a tous bouleversés dans nos modes de fonctionnement lui a donné un tout autre objectif. Il a effectivement permis ni plus ni moins d’établir les procès-verbaux des assemblées générales de l’ensemble des copropriétés.

La visio ou l’audio conférence seule n’aurait jamais autorisé la tenue des assemblées générales pour de multiples raisons d’ordre techniques ou juridiques.

Le VPC, comme un « pouvoir » ?

NON ; le VPC et le « pouvoir » ont des vocations fondamentalement différentes.

Le « pouvoir » est un mandat qui lie le propriétaire absent physiquement de l’assemblée générale (le mandant) à celui à qui il le remet (le mandataire).

Le mandataire, copropriétaire ou pas, assiste à l’assemblée générale, et exprime le vote de son mandant après avoir entendu toutes explications, du conseil syndical, du syndic, de tout copropriétaire impliqué ou concerné, ou de tout professionnel éventuellement invité.

C’est ainsi que le mandant pourra avoir donné des « intentions de votes » - et non des « consignes de votes » -, que le mandataire suivra … ou pas.

Le VPC pour sa part répond à un processus défini par les textes aboutissant à la reproduction du vote exprimé au moyen d’un formulaire, sur le procès-verbal d’assemblée générale.

Aucun intermédiaire n’interprète les votes du copropriétaire. Il est du rôle du secrétaire de séance de garantir leur saisie à l’identique.

A NOTER

Si un copropriétaire transmet son formulaire de VPC et un pouvoir, même dans le cas où le pouvoir ne désignerait pas de mandataire, les votes du copropriétaire pris en compte seront ceux du mandataire finalement désigné.

Il est ici utile de rappeler que :

• Les pouvoirs en blanc sont attribués par le président du conseil syndical ;
• En l'absence du président du conseil syndical, ce sont les membres du conseil syndical qui l'attribuent ;
• En l'absence de membres du conseil syndical, cette attribution incombera au président de séance élu.

Comment utiliser le VPC

1. Le syndic aura pris soin de joindre à la convocation d’assemblée générale le formulaire, conforme à l’arrêté qui l’a défini ;
2. Ce formulaire accompagnant les éléments nécessaires aux prises de décisions aura donc été notifié au moins 21 jours avant l’assemblée générale ;
3. Après avoir lu les questions à débattre, ainsi que chaque projet de résolutions qui en découlent, le copropriétaire exprimera ses votes par une croix dans la case voulue - « Pour » ; « Contre » ; « Abstention » -, sans commentaires ni précisions supplémentaires ;
4. Le copropriétaire n’omettra pas de parapher chaque page du formulaire, et de signer la dernière ;
5. Il fera parvenir son formulaire par tout moyen à son syndic, au moins 3 jours francs avant l’assemblée générale.

A NOTER

Le mode de calcul de 3 jours francs.

Il s’agit de jours de 24 heures chacun, comptés de 0 h 00 à minuit.

Exemple : Pour une assemblée qui se tient le mardi 20 avril, le formulaire aura été reçu par le syndic au plus tard dans la journée du vendredi 16 avril.

Tous les modes de réception sont admis :

• y compris le mail, la date de réception valant « prise en compte du délai »
• y compris la lettre simple, même si la date formelle de réception est contestable. Pour cette raison, les votants privilégieront les envois par LRAR ou par mail.

Les difficultés représentées par le VPC

La 1^ère difficulté est, pour les copropriétaires, d’en appréhender toute la portée. C’est l’objet même de cet article à vocation pédagogique.

La 2^ème difficulté réside dans la rigueur nécessaire à la parfaite saisie du formulaire par le votant. Effectivement, il y a lieu :

• De renseigner chaque question ; à défaut, le votant est déclaré « Défaillant » pour le sujet abordé ;
• D’être clair dans l’expression de son vote, limité à « Pour », « Contre », ou « Abstention » ; à défaut, le votant sera également déclaré « Défaillant ». Cela signifie notamment qu’il y a lieu de bannir les ratures et autres présentations « brouillon ».

La 3^ème difficulté est une règle définie par les textes, dont il n’était pas possible de s’affranchir, selon laquelle « Si la résolution objet du vote par correspondance est amendée en cours d'assemblée générale, le votant par correspondance ayant voté favorablement est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution ».

La question se pose de ce que signifie « amendée ». Il s’agit ici de toute modification, ajout ou suppression apporté au projet de résolution, quelle que soit l’ampleur de la modification ; ceci afin d’éviter que ne soit « appréciée » la modification en question. On exclura tout de même de la notion de « modification » les corrections de fautes d’orthographe ou de français, ou autres ponctuations.

La 4^ème difficulté réside dans l’expression même du vote alors que la décision est prise sans être nourrie de toutes les explications, précisions, détails fournis par les personnes présentes en assemblée.

Le vote du « Défaillant » suivant les différentes majorités

Par un article futur, nous détaillerons les majorités de votes. Cela dit, nous pouvons d’ores et déjà préciser que :

• A la majorité de l’article 24 dite « majorité simple » :

Les défaillants représentent des « voix non exprimées ». A ce titre, ils ne seront pas décomptés pour le résultat du vote ; le procès-verbal leur sera notifié par LRAR ;

• A la majorité de l’article 25 dite « majorité absolue » ou de l’article 26 dite « double-majorité », ainsi que pour les votes nécessitant « l’Unanimité » :

Les défaillants seront bien distingués des « Contre » et des « Abstentionnistes », cette catégorie ayant vocation à se voir notifier le procès-verbal par LRAR contrairement aux abstentionnistes.

Le VPC à l’avenir

La 4^ème difficulté évoquée précédemment laisse entrevoir un avenir très incertain quant à ce VPC car chacun comprendra qu’assister à l’assemblée générale, en présence physique (et désormais aussi par visio ou audio conférence) reste le seul moyen de s’exprimer et décider en pleine conscience, en pleine connaissance de cause.

En l’état, le VPC ne saura être que l’ultime alternative à l’expression de ses votes, destiné à un copropriétaire s’opposant fermement à mandater quiconque, quelle qu’en soit la raison.

Il pourra également être le recours à des situations inextricables devant être gérées urgemment (comme à l’occasion de la COVID).

Textes de référence

• Article 17.1 A de la loi 65-557
• Articles 9 ; 9bis ; 14.1 ; 17 du décret 67-223
• Arrêté du 2 juillet 2020 « fixant le modèle de formulaire de vote par correspondance aux assemblées générales de copropriétaires »

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